农机档案基础设施建设

　　农机的档案管理不仅关乎农社的稳定发展，而且对于保障农民的合法权益、提升农业机械的使用效率和安全性能具有重要意义。近年来，我国农业生产机械化率持续提升，根据国家农业机械化管理司的数据，2022年全国农作物耕种收综合机械化率达到了73.11%，较上年提高了1.08个百分点;而在2021年，全国农作物耕种收综合机械化率为72.03%，较上年提高了0.78个百分点;2022年国家也发布《“十四五”全国农业机械化发展规划》重点工作和重要项目，这些都为农机科学化管理工作提出了更为严格化、规范化和系统化的要求。

　　为了满足这些要求，一方面，农机档案基础设施建设必须与时俱进，加强档案的数字化、网络化建设，确保档案信息的准确性和可追溯性。同时，为了促使农机档案管理工作的正常化运作，单位也应设置能够容纳全部农机业务档案的专用档案室并设立档案查阅室，购买专用的档案柜、档案袋、遵循文件表格用纸等有关规定要求以确保档案的标准化管理。另一方面，档案管理室还需要配备空调以及其他必要的设施设备，如防火、防潮和防虫等以确保档案的安全。而在业务档案管理方面，单位也必须顺应办公自动化的趋势，配备如计算机、扫描仪、打印机和复印机等现代化的管理设备，鉴于档案管理的严肃性和重要性，单位必须建立一套严格的档案管理制度以确保档案的安全和完整。此外，单位还需要指定专门的人员负责档案管理工作以确保档案的准确性和可追溯性，这些人员应当接受专业的培训，掌握档案管理的相关知识和技能以便更好地履行职责，综合来看，单位通过完善基础设施可以有效地提高档案管理的效率和质量，进而确保档案的安全和完整。

农机档案管理存在的主要问题

相关部门缺乏农机档案管理的重视

　　现阶段，为了确保农机档案管理工作的高效进行，政府相关部门颁布了一系列的管理规范，并且在经济新常态的大背景下，对农机档案管理工作提出了更高的要求。但是在农机档案管理过程中，有些部门或个人缺乏对农机档案管理的重视，仍然停留在传统认知上，将农机档案管理工作视为累赘，只专注操作农业机械设备，没有按照相关政策文件做好农机档案管理工作。在这种观念的影响下，很多地区的农机档案管理工作停留于纸面，无法将其转化为推动农业现代化的工作动力。

农机档案管理信息化不足

　　信息化时代，各类信息技术早已融入各行各业，信息技术为农机行业的发展提供了技术支撑。由于农机设备类型复杂多样，其档案管理工作也具备多元化、高信息量等特征。因此，将现代信息技术融入农机档案管理工作中，将文字、图片以及音讯等信息转化为数字信号，可以降低纸质文件的消耗，满足更为多元化的农业生产需求，从而推动农机管理的现代化，提高农机档案管理的工作效率和服务质量。不过，我国各地区经济发展存在差距，很多地方的农机档案信息化建设仍处在一个较低的水平，特别是农村地区的农机档案管理更是如此。

农机档案管理人员水平不足

　　现阶段，由于很多地方缺乏对农机档案管理的关注，使得很多档案管理部门的人员配置较低，特别是农村地区的管理人员综合素质普遍较低，在进行实际工作时缺乏积极向上的工作作风，对于专业的农机档案管理知识也停留在书本上，无法在实际中加以运用。并且，相关的管理人员多为转岗人员，非科班出身，常常身兼数职，因此难以将更多的时间和精力投入农机档案管理工作中来，从而降低了农机档案管理的工作效率和服务质量。

农机档案管理总流程不完善

　　“车子快不快还得看车轮，农机档案管理效率高不高还得看流程。”农机档案管理的总流程是确保档案完整、准确、系统的重要保障。然而，在现实档案管理过程中很多地区的农机档案管理流程却并不完善，大部分存在档案收集不全面、整理不规范、归档不及时等问题，特别是在农村地区，由于村里的管理人员对档案管理流程不熟悉或者受到工作条件限制，还可能导致档案管理流程被简化甚至忽略，这不仅影响了档案的完整性和准确性，也阻碍了农机档案管理工作的正常开展。

农机档案管理与实际应用脱节

　　农机档案管理的目的是为了更好地服务于农业生产，然而在实际操作中，很多地区的农机档案管理与实际应用存在脱节现象。一方面，管理人员对农业生产的需求了解不足，他们在工作中可能导致档案内容与实际需求不匹配，部分农机档案馆存在重型机械档案资料过多，而轻型机械档案资料不足的现象，这便无法满足不同农业生产场景的需求;另一方面，农业生产者对农机档案的认识不足，缺乏利用档案指导生产的意识，这种脱节现象不仅削弱了农机档案的价值，也影响了农业现代化的进程。

农机档案管理资源分配不均

　　在城乡二元结构的背景下，农村地区的农机档案管理资源其实远远落后于城市，这不仅体现在硬件设施，如计算机、扫描仪等设备的配备上，还体现在软件资源。如专业档案管理系统、数据库等方面的建设上。由于资源分配的不均衡，农村地区的农机档案管理工作往往难以得到有效支持，有的工作者甚至会借此缘由忽视档案管理的重要性，最后导致档案信息的丢失和损坏，甚至导致管理效率低下，档案利用效果不佳。同时，如果部分农村地区经济相对落后，对档案管理人员的福利待遇难以做出改善，这也会直接影响档案管理人员的积极性，更难吸引和留住专业的档案管理人才，这也将进一步加剧资源分配不均的问题。

加强农机档案管理的工作措施

　　在推进农业现代化改革的进程中，农业机械档案管理的规范化构成了农业标准化发展的重要一环，为了确保农业机械档案能够充分展现其效能与优势，各单位与各部门之间就必须对其管理实施标准化，鉴于当前农业机械档案管理工作面临的诸多挑战，文章将针对性地提出以下几点具有实践性的改进建议，希望能够为农机档案管理工作的改进提供参考。

建立相关的档案制度化管理

　　单位对农机档案制度的管理可以保证农机监理工作顺利开展，但是期间必须制定档案管理制度，依据《中华人民共和国档案法实施办法》《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》和农业农村部有关农机安全管理工作业务规范要求，制定适合本地区农机档案管理工作规程和制度，并张贴上墙。档案管理制度内容如下：第一，建立拖拉机联合收割机的档案立卷归档主要材料和内容;第二，建立农机驾驶操作人员的档案立卷归档的主要材料与内容;第三，建立农业机械事故档案立卷归档的主要材料与内容;第四，建立办理农机行政处罚票据的档案立卷归档的主要材料与内容;第五，建立农机购置补贴档案立卷归档的主要材料与内容，其中包括农机作业服务合同档案、农机维修服务档案等各类档案的归档要求，制度中还应明确档案的收集、整理、保管、利用、移交和销毁等各个环节的具体操作流程，以此确保档案管理工作的规范性和有效性。

注重现代化技术与档案管理的融合

　　随着信息技术的快速发展，现代化技术在农机档案管理中的应用变得越来越重要，所以档案管理部门应充分利用计算机和网络技术，完善内部电子档案管理系统以实现档案信息的数字化存储和管理，这不仅能够提高档案检索的效率，还能确保档案信息的安全性和长期保存。同时，为了方便管理档案的工作者能便于录入信息，单位也可以引入条形码或RFID技术来对档案进行标识和追踪，这样可以有效提升档案管理的准确性和便捷性。此外，管理者应用大数据分析技术对档案数据进行深度挖掘和分析，还可以为农机管理决策提供科学依据，增强档案的利用价值;为了进一步提升单位的管理效能，单位也需要加强档案管理人员对现代化技术的培训，提升他们的操作技能和管理能力，确保技术应用的有效性。通过这些措施，农机档案管理工作将更加高效、规范，更好地服务于农业机械化的发展。

加强对档案管理人员的培训

　　作为单位的领导必须对档案管理的重要性有一个全面而深刻的认识，只有这样，才能在人力和物力上给予更多的支持和投入。领导的重视程度直接影响档案管理人员对自身岗位重要性的认知和重视程度。因此，单位应当定期组织相关人员，确保他们能够定期参加档案管理的专业培训，每个负责单位通过这些培训，不仅可以加强管理人员对《中华人民共和国档案法》的理解和掌握，还能让他们更加深入学习专业的农机管理知识。这样，档案管理人员的专业能力将得到显著提升，从而更好地履行他们的职责，确保档案管理工作的高效和规范。

注重档案的收集归档工作

　　在日常的管理工作过程中，工作人员必须认真负责地完成档案的收集和整理工作，为了确保档案的完整性和可靠性需要建立一套完善的档案收集制度，这包括明确档案收集的具体范围、时间节点以及相关要求，从而确保每一份档案都能被完整地收集和保存。当然，加强档案整理工作也是不可或缺的，工作人员需要按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号和装订工作以确保档案的有序性和可检索性。为了进一步提升档案管理工作的价值和效率，管理人员也需要采取多种措施来督促和监督档案收集工作的落实，管理者被要求定期检查和评估档案收集的进度和质量以确保相关部门能够及时上交所需的资料和文件，以及他们需要通过定期更新档案内容来确保档案信息的时效性和准确性，从而更好地服务于组织的决策和运营需求。只有这样，档案管理工作才能真正发挥其应有的作用，为组织的发展提供有力的支持和保障。在进行归档文件资料的工作时，首先，管理者必须确保农机使用者手续完备，资料齐全，信息完整统一且准确无误。所有归档的文件必须是原件，以确保其权威性和可靠性。对于那些不易保存的文件材料，如传真件、复印件等还应当保留复印件，并将这些复印件与原件一同存档，同时，管理人员需要在复印件上加以说明以确保信息的完整性和可追溯性。其次，归档的资料内容管理者也必须准确、标准化并且整洁有序，表格的填写必须规范，不得随意添加、修改或涂改以保持资料的原始性和真实性，字迹还必须工整清晰，装订整齐以便于查阅和管理。对驾驶农机的操作人员也应实行一人一档案的管理方式以确保每位操作人员的档案独立完整。同样，单位对农业机械也应实行一车一档案的管理方式以确保每辆农业机械的档案独立完整。最后，当所有档案统一装入档案袋内时要分别进行编号排序，以便于后期的管理和查阅。如果接入信息化的档案管理室，业务档案管理人员也应定期核对计算机管理系统的电子信息，复核纸质资料，确保两者的一致性。在完成所有流程后，确认电子档案信息准确无误，管理人员也应及时进行归档工作，以确保档案的时效性和完整性。

注重档案的接收管理工作

　　档案管理前的接收环节也是此工作不可忽视的方面。第一，接收档案时档案管理者必须认真验收，确保资料准确性完整性，逐一登记并办理好交接手续，对于缺失或不全的资料需要及时与相关部门或人员沟通，尽快补齐以维护档案的完整与安全，使档案更好地为农机安全监理工作服务;第二，完善档案数字化管理，在档案的接收与日常管理中还应积极推进档案的数字化进程。传统的纸质档案管理模式不仅占用空间大，而且在查询、利用方面效率低下。单位通过采用先进的档案管理软件，将纸质档案转化为电子档案就可以大大提高档案管理的便捷性和高效性。尤其是在农村地区，由于交通不便、信息闭塞，数字化档案管理更是显得尤为重要。数字化后的档案可以方便地进行远程查询和共享，使得农机档案的利用不再受地域限制，数字化档案管理还能有效防止档案的丢失和损坏，提高档案的保存期限和安全性。因此，各单位应加大对数字化档案管理的投入，完善相关设施和设备，培训档案管理人员掌握数字化档案管理技能，确保数字化档案管理的顺利实施。

注重农机档案调档查阅管理

　　在现实档案应用管理过程中，农户或者单位因工作需要查阅档案时，管理人员需要写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等，还要填写档案查阅登记表，经办人要签字。查阅档案时，一般情况下管理者要求其不得对档案进行复制，确有特殊情况需要复制的，管理者应要求其填写档案复制申请表，经单位主要领导或分管领导签署同意后才能复制，严禁档案外借。查阅档案必须在档案室和档案管理人员操作下进行，注重农机档案的保密。而阅档人员也必须保守秘密，不得泄露档案内容;查阅档案不准自拿、自取、自放档案;严禁擅自打开档案柜查找，无关人员不得进入档案室;档案管理人员要保护好农机档案，不得丢失。还应注重保密，如档案损坏、泄密等原因造成后果的，单位以及相关部门要追究当事人的责任。

　　农业是我国从古至今赖以生存和发展的基础，农业机械化水平的提升对保障国家粮食安全、促进农业现代化具有重要意义，作为档案管理体系的重要构成部分，它能够有效且全面地体现我国农业机械化的实际发展水平，对农业发展进程具有举足轻重的意义。因此，在组织结构建设及不同发展阶段，档案管理单位要完善农业机械档案管理工作还需要从资料搜集与整理环节着手，做好档案管理的切实性工作，确保档案资料的完整性和准确性。同时，档案管理部门还应该利用现代科技建立更高效的管理模式，促进档案管理工作不断提升。

　　编校：张春兰

　　网络：吴飞飞

　　监审：苏子君

　　终审：魏文源